Lean Management: despilfarros en un restaurante

En esta ocasión vamos a aplicar la gestión lean, en cuanto a los despilfarros, a un restaurante:

1. Despilfarro por sobreproducción: se produce por encima de la demanda, como por ejemplo preparar demasiada comida para ahorrar en algunos conceptos (economías de costes). La comida preparada se iría consumiendo poco a poco por los clientes, pero al cabo de unos días no tendría ni el mismo sabor, ni la misma textura y, por tanto, ni la misma calidad. Y eso si termina vendiéndose en su totalidad. Los clientes que probasen el plato en los últimos días de consumo no quedarían satisfechos, lo cual la economía de costes no compensaría el resultado final. Eso mismo ocurre en muchos hogares, donde se cocina para varios días mermando en la calidad a medida que pasa el tiempo.

2. Despilfarro por tiempo de espera: cuando un cocinero se detiene a esperar a que el horno de caliente o si ya el plato se encuentra satinándose dentro del mismo. Esta espera es un tiempo perdido que podría dedicar a otras tareas dentro de la cocina. Nadie puede estar parado esperando a que le traigan cualquier cosa que le falte. Puede ir a atender otras mesas, limpiar el mostrador, recoger platos,... Hay que intentar que todas las operaciones se sincronicen para que haya un flujo constante sin esperas.

3. Despilfarro por transporte: es el movimiento de materiales entre procesos, por lo tanto el layout de la cocina es muy importante: la mesa de trabajo cerca del frigorífico, de la despensa, de los fuegos y del horno, para evitar recorridos innecesarios de los ingredientes básicos y semielaborados.

4. Despilfarro por movimientos innecesarios: en este caso se refiere al movimiento del cocinero, por ejemplo para recoger algún utensilio (una espátula), recorridos largos para llevar y traer alimentos (quizás pudiera hacerse mediante un pequeño ascensor montacargas o transportadoras de cinta, lo cual nos podría llevar nuevamente a un transporte innecesario si la distancia es larga, o bien que otro cocinero recorra el tramo final de la ruta hacia el cliente). Está, como en el caso anterior, relacionado con la distribución o layout de la cocina y el reparto correcto de tareas en la organización. Un camarero puede no hacer bien su trabajo moviéndose más de la cuenta (hace varios viajes para atender a diferentes mesas, cuando en un único viaje podría atender a todas ellas).

5. Despilfarro por sobreproceso: procedimiento más allá de lo exigido por el cliente o bien utilizar procedimientos inadecuados, como por ejemplo para la elaboración de los productos: mala disposición de la cocina, utensilios alejados del cocinero, mesa de trabajo mal dispuesta (demasiado alta o baja), excesiva información para realizar los pedidos, mala capacitación del personal (cocinero inexperto o poco capacitado), tipo de equipamiento utilizado (utensilios inadecuados).

6. Despilfarro por exceso de inventario: cantidades almacenadas de pasta, carne u otros ingredientes. Estos ocuparían un lugar específico en el frigorífico y en la despensa. También gran cantidad de productos ya preparados en cocina más allá de lo que se precisará de forma más o menos inmediata.

7. Despilfarro por defectos: una bandeja de comida que se ha quemado por estar demasiado tiempo en el horno, provocando la repetición del proceso. La consecuencia: pérdida de materia prima y retraso en la entrega. Si la bandeja ha salido del horno con la comida todavía cruda, es necesario volver a calentarlo (retroceso). Hay que asegurar la calidad con dispositivos poka yoke (a prueba de error).

8. Despilfarro por la creatividad desaprovechada: hay que convocar reuniones para escuchar a los camareros y a todo el personal del restaurante para que expongan sus impresiones, puesto que son los que están viviendo el día a día del negocio y conocen lo que demanda el cliente, así como las necesidades que se deberían satisfacer.

Lean Management: despilfarros en una fábrica

El lean management es un sistema de gestión que trata de eliminar los despilfarros o mudas de una empresa, es decir, todo aquello que no genera valor. De este modo se consigue una reducción en los costes, una mejora en los plazos de entrega y un servicio o producto de calidad para los clientes.

El término proviene en su origen del Sistema de Producción Toyota (TPS - Toyota Production System), que fue copiado por los norteamericanos para las factorías del sector automovilístico primero, y para las factorías de otros sectores después, bautizándose con el nombre de Lean manufacturing. En el momento en que se amplió al sector servicios pasó a denominarse Lean management.

Es importante crear un taller de trabajo o workshop donde participen personas de diferentes departamentos de la organización: logística, producción, ingeniería, etc. y se dediquen a la búsqueda de soluciones simples y aplicables de inmediato para eliminar el despilfarro y todo aquello que resulte improductivo. Estas actividades que tienen por objetivo la eliminación del despilfarro se le llama en japonés hoshin (brújula).

El lean management distingue siete tipos de despilfarros, añadiendo actualmente una octava. A saber cada una de ellas:

1. Despilfarro por sobreproducción: es el resultado de fabricar más cantidad de la requerida o de invertir o diseñar equipos con mayor capacidad de la necesaria.
En este caso se está produciendo por encima de la demanda, por lo que tendremos una gran cantidad de stock (la enfermedad de las empresas): se corre el riesgo de la obsolescencia, de posibles daños, del coste de almacenamiento,...

2. Despilfarro por tiempo de espera: son tiempos perdidos. El operario está esperando a que la máquina termine (mientras tanto podría realizar otras tareas: mantenimiento de máquinas, trabajar en otros procesos, formarse,...), paradas no planificadas, exceso de colas de material dentro del proceso,...

3. Despilfarro por transporte: resultado de un movimiento o manipulación de material innecesario. Puede ser debido a un layout mal diseñado y/o la secuenciación de las actividades es incorrecta. Habría que optimizar la disposición de las máquinas, acercar las líneas de producción.

4. Despilfarro por movimientos innecesarios: cualquier movimiento innecesario de las personas, lo cual también influye la disposición de la planta (layout) y la excesiva distancia entre las actividades.

5. Despilfarro por sobreproceso: es el resultado de poner más valor añadido en el producto que el esperado o el valorado por el cliente. Por ejemplo, tiempo excesivo de las operaciones por la mala capacitación del personal, métodos de trabajo incorrectos, los operarios vigilan las máquinas sin hacer nada más, no existe estandarización de los mejores procedimientos, excesiva información que nadie utiliza y que no sirve para nada.

6. Despilfarro por exceso de inventario: refiriéndose tanto al stock de materiales en el aprovisionamiento, los que están en proceso (WIP - work in process) así como los productos acabados. Los stocks esconden ineficiencias y problemas crónicos. Desde la perspectiva JIT (just in time), los inventarios se consideran síntomas de una fábrica enferma.

7. Despilfarro por defectos: referido a defectos de calidad que puede incurrir en una repetición o corrección de un proceso. Si el producto ha salido defectuoso, hay que repetir el proceso.

8. Despilfarro por la creatividad desaprovechada: se insiste en la importancia de crear un grupo de trabajo o workshop para tratar la mejora continua, recoger las ideas del personal, analizar las propuestas y con el hashin eliminar todo aquello que no esté generando valor.